Bogor, 27–29 Juli 2018,
Keberhasilan suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh suatu organisasi atau institusi pemerintah pusat maupun daerah salah satunya sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi atau institusi tersebut dalam melaksanakan aktifitas keprotokelaran dengan benar dan profesional. Secara praktis, aktifitas keprotokelaran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan aturan dan tata cara dalam penyelenggaraan acara kenegaraan atau acara resmi, sebagaimana telah diatur secara tegas dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2018 tentang Keprotokoleran.
Alasan yang mendasari pentingnya peranan protokoler dalam acara kenegaraan atau acara resmi adalah karena secara fungsional keberhasilan melaksanakan kegiatan keprotokoleran berdampak memberikan citra awal yang positif kepada instansi atau lembaga pemerintah tersebut. Oleh karena itu, diperlukan praktek lapangan dan koordinasi keprotokoleran antara petugas pelaksana protokol dari instansi/lembaga pemerintah baik yang berada di pusat maupun di daerah. Hal ini dimaksudkan agar petugas protokol dapat menjalankan tata cara kegiatan yang bersifat keprotokoleran secara benar dan efektif guna mewujudkan citra yang diharapkan.
Sehubungan dengan maksud tersebut di atas, Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Komunikasi dan Informatika (Setjen Kemkominfo) telah menyelenggarakan kegiatan keprotokoleran yang bertema “Peningkatan Hubungan Kerjasama Petugas Protokol Pusat dan Daerah”. Kegiatan tersebut diikuti oleh sekita 100 orang protokol dan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang berasal dari perwakilan 6 (enam) Balai Monitor Spektrum Frekuensi Radio (Balmon SFR) --termasuk Balmon Makassar-- Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen SDPPI), 34 protokol pemerintah provinsi, dan 33 dinas Kominfo dari pemerintah provinsi, serta Biro Umum Setjen Kemenkominfo.
Dalam sambutan tertulis Kepala Biro Umum yang dibacakan oleh Henock Purwanto, Kepala Bagian Tata Usaha (TU) Setjen Kemkominfo, disampaikan bahwa kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman kepada para peserta mengenai seluk-beluk dan pentingnya peranan keprotokoleran dalam mewujudkan citra positif dan menyukseskan penyelengaraan kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi/lembaga pemerintah. Selain itu, juga bertujuan mempererat dan meningkatkan kerjasama antara petugas protokol yang bertugas pada instansi pemerintah pusat maupun daerah.
Tata Tertib Berkunjung Ke Istana Tampaksiring
Setelah penyampaian sambutan, acara sesi pertama diisi dengan pemaparan tentang manajemen keprotokoleran yang disampaikan oleh Agus Purwanto dari Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Menurut Agus, manajemen keprotokoleran pada intinya mencakup kegiatan yang berkaitan dengan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan kepada pejabat atau sesorang yang merupakan pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan negara asing, dan tokoh masyarakat tertentu. Kemampuan protokol mengatur dan melaksanakan dengan baik ketiga kegiatan tersebut, sangat menentukan keberhasilan suatu acara kenegaraan atau acara yang bersifat resmi.
Selanjutnya pada sesi kedua, acara berupa penyampaian paparan berjudul Pengembangan Kepribadian serta Etiket Pergaulan Internasional yang disampaikan oleh Chandra Gandasubrata dari Kementerian Luar Negeri. Keberhasilan seorang protokol ditunjang oleh sikap dan kepribadiannya yang menarik, sopan dan hormat kepada orang lain, serta beretika dalam berperilaku, berbicara, berbusana, dan berkenalan dengan orang lain (pejabat). Karena itu, seorang protokol harus memiliki percaya diri yang kuat (self confidence) dan berbahasa tubuh (body language) yang baik sehingga dapat dipahami dan diterima oleh orang lain. Selain itu, seorang protokol juga harus dapat mengontrol kemarahan dan tidak cepat puas, berpengetahuan, sopan, ramah, perhatian, toleran, serta senantiasa sabar dan tidak terpancing oleh kekasaran orang lain.
Di hari terakhir, para peserta dibawah berkunjung ke Istana Kepresidenan Tampaksiring yang merupakan salah satu bagian dari kegiatan praktik keprotokoleran. Dalam acara ini peserta diajak berkeliling oleh seorang pemandu yang sudah mengenal seluk beluk keberadaan Istana Tampaksiring. Sambil berkeliling dari satu gedung atau lokasi ke gedung atau lokasi lainnya, pemandu tersebut menjelaskan mengenai sejarah berdirinya gedung, pembuatan taman-taman bunga, patung, serta berbagai jenis tanaman dan tumbuh-tumbuhan (termasuk puluhan ekor rusa tutul) yang hidup dan terdapat di dalam Istana Tampaksiring yang ditata dengan apik dan asri sehingga elok dipandang mata.
