Bogor (SDPPI) - Direktorat Jenderal Sumber Daya dan Perangkat Pos dan Informatika (Ditjen SDPPI), Kementerian Komunikasi dan Informatika sangat membutuhkan arsiparis atau tenaga ahli bidang kearsipan, mengingat arsip-arsip negara yang ditangani direktorat pengelola spektrum frekuensi radio ini sangat banyak.
“Profesi arsiparis juga merupakan profesi yang penting karena arsip SDPPI cukup banyak dan karena itu perlu pengelolaan yang profesioal. Saat ini Ditjen SDPPI tidak memiliki arsiparis, dimana hal ini cukup ironis karena SDPPI telah memiliki gedung arsip sendiri,” kata Sekretaris Ditjen SDPPI ketika menutup Diklat Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis angkatan pertama 2018 Ditjen SDPPI di Bogor, Jawa Barat, Jumat (10/8).
Terkait dengan pelatihan pengelolaan arsip ini, Sadjan mengharapkan para peserta baik PNS maupun non PNS memiliki rasa tanggung jawab penuh dalam pengelolaan arsip, termasuk arsip-arsip yang bersifat rahasia.
Posisi sebagai non PNS merupakan peluang sekaligus tantangan. Peluang peningkatan diri sangat terbuka karena punya kesempatan bekerja di instansi pusat seperti Ditjen SDPPI, sementara tantangannya adalah bagaimana bekerja dengan baik, berkinerja baik, seperti halnya pegawai PNS.
Dalam meningkatkan pengeloaan arsip, menurut Sadjan, Ditjen SDPPI juga sedang mengupayakan adanya ruang arsip pada setiap Unit Pelaksana Teknis Ditjen SDPPI di berbagai daerah di Indonesia.
“Saat ini sedang diupayakan sebagai langkah awal setiap UPT memiliki ruang arsip yang standar sesuai dengan kebutuhan. Ini merupakan pekerjaan yang inovatif, karena sebelumnya belum ada,” kata Sadjan mengenai terobosan yang dilakukannya dalam meningkatkan pengelolaan arsip di Ditjen SDPPI.
“Saya akan perintahkan nanti agar tenaga pengelola arsip dapat memperoleh penambah daya tahan tubuh di UPT-UPT. Saya juga ke depannya akan selalu memantau bagaimana hal ini dijalankan oleh para Kepala UPT,” jelasnya.
Beberapa waktu lalu, kata Sadjan, Ditjen SDPPI sudah mulai melakukan digitalisasi arsip sekitar 200.000 – 300.000 lembar ketika ada pendampingan dengan ANRI. Namun, digitalisasi itu belum dilanjutkan karena keterbatasan sarana dan prasarana. Ia berharap sarana dan prasarana itu bisa segera disediakan.
Sadjan mengatakan, arsip yang teratur penting untuk kepentingan percepatan proses, sehingga perlu diperbanyak pengelola arsip yang mampu bekerja sesuai standar pengelolaan arsip yang benar melalui diklat teknis arsip.
Konsep sederhananya, satu UPT memiliki dua pengelola arsip, sehingga masih ada sekitar 65 orang pengelola arsip lagi yang harus mengikuti diklat di Ditjen SDPPI. Ini membutuhkan tiga angkatan pelatihan lagi ke depan.
Sebagai direktorat yang memiliki gendung arsip sendiri, Sadjan mengharapkan Ditjen SDPPI juga berprestasi dalam pengelolaan arsip, meskipun pada kenyataannya dalam lomba arsip Kemkominfo tahun lalu Ditjen SDPPI hanya meraih peringkat tujuh.
Itu, kata Sadjan, menjadi tantangan bagi pengelola arsip di lingkungan Ditjen SDPPI untuk meningkatkan teknis pengelolaannya sehingga dapat lebih efisien. “Pengelola arsip jangan tetap di zona nyaman ibarat keong ditarik susah dan didorong juga susah,” katanya.
Kepala Pusdiklat Kemkominfo Usuluddin mengaku sangat senang melihat antusiasme para peserta dalam mengikuti pelatihan pengelolaan arsip dinamis ini.
Ke depan, kata Usuluddin, jabatan fungsional akan menjadi tumpuan pelaksanaan kegiatan di seluruh instansi pemerintah, yang mengubah paradigma bahwa semua jabatan berorientasi pada eselonisasi. Demikian pula halnya dengan jabatan fungsional arsiparis.
Usuluddin berpendapat bahwa diklat teknis semacam ini dapat dilaksanakan kapan pun asal ada anggaran dan sesuai tugas dan fungsi. “Arsiparis berapa pun boleh diusulkan sesuai kebutuhan. Diklat teknis ini merupakan ide bagus untuk meningkatkan penanganan arsip, terutama arsip dinamis di lingkungan Ditjen SDPPI yang memiliki jumlah pegawai terbesar di Kominfo.”
Usuluddin berharap kesekditjenan pada unit eselon satu yang lain juga dapat menjadi mitra yang baik bagi Pusdiklat dalam pelaksanaan diklat teknis. Metode ini menjadi role model bagi yang lain. Usuluddin berharap suatu saat nanti para peserta dapat bergeser ke jabatan fungsional, sesuai dengan keahliannya.
Diklat pengelolaan arsip angkatan pertama ini diselenggarakan Ditjen SDPPI bekerjasama dengan Pusdiklat Kemkominfo yang berlangsung pada 6 – 10 Agustus 2018 dan diikuti 30 peserta PNS dan non PNS yang terdiri dari 23 orang dari kantor pusat dan UPT, serta tujuh orang dari Balai Besar Pengujian Perangkat Telkomunikasi (BBPPT).
Ditutup oleh Sadjan, diklat kearsipan ini diakhiri dengan pemberian materi terakhir mengenai pengelolaan arsip secara elektronik.
(Sumber/foto: Setditjen SDPPI/Agung)
